随着社会上环保节约意识逐渐增强，企业传统纸质会议也开始向无纸化会议转型。而助力企业实现无纸化会议的无纸化会议系统，其基本特征是在会议室设有专用硬件设备，开展面对面会议。设备包括公共视频显示的大屏幕，以及每个席位单独控制和使用的席位显示器等。

近年来由于信息技术不断发展、现当代人们出差频率变高、疫情影响下居家办公频率增多等等因素，无纸化会议系统不再满足企业会议需求，逐渐被软件类会议系统所取代。

一个时代的落幕伴随着另一个时代的开端，软件类会议系统中，会议同文系统因为其明显的经济、易用、便携、高效等特色成功走入人们视野，并有望淘汰需要升降屏等专用硬件设备支持的无纸化会议系统，成为新时代无纸化会议管理主流。

无纸化会议系统的功能使用依赖于专用的硬件设备，因此只能局限于会议室内开会。会议同文系统只需要有个人设备、有网络就可随时随地开会，打破了空间上的束缚，让异地或者因疫情隔离的参会人员也能随时召开无纸化会议。

会议同文系统是当前企业管理层和政府管理机构的必备工具，它通过数字化改变了传统会议基于纸张的管理现状，并解决了无纸化会议系统只能基于会议室召开会议的问题。

会议同文系统VS无纸化会议系统

价格成本

无纸化会议系统需要升降屏、音响、麦克等多个专用硬件设备支持，价格动辄百万，十分昂贵。会议同文系统依托网络，不需要这些专用硬件，只需在个人手机或平板、PC端安装软件即可，价格低廉，相比无纸化会议系统性价比更高。

便携性

无纸化会议系统的功能使用依赖于专用的硬件设备，因此只能局限于会议室内开会。会议同文系统只需要有个人设备、有网络就可随时随地开会，打破了空间上的束缚，让异地或者因疫情隔离的参会人员也能随时召开无纸化会议。

更新升级

在无纸化会议系统中，软硬件均需要随技术发展被动升级，价格十分昂贵。企业如果没有更新，会议硬件设备将逐渐被淘汰甚至弃用。会议同文系统中，可以及时为用户更新升级任何新技术或者新功能，随时随地，非常方便。

功能成熟度

无纸化会议系统在功能使用上，必须依赖专用硬件设备，功能系统不强大不完善。会议同文系统可以提供涵盖会前、会中、会后一站式无纸化功能支持，包括会前会议通知发送、提前浏览批注会议材料；会中同屏浏览、投票表决、项目跟进、文件电子签；会后一键导出会议纪要与会议文件包等，全面全覆盖的无纸化功能，切实提高会议效率，功能系统成熟强大。

会议文件管理

无纸化会议系统无法形成一个安全成熟的会议文件保管数据库。会议同文系统为企业提供了一个日常存储并共享会议文件的云平台。可随时在其中上传电子会议文件，进行文件管理。可设置会议文件浏览及下载权限、文件水印、审计跟踪、设备丢失远程删除数据等安全操作，保护文件机密不外泄。